Việc triển khai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một bước quan trọng trong việc hiện đại hóa và tối ưu hóa hoạt động quản trị vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị cung cấp phần mềm và khách hàng.
Do mỗi doanh nghiệp có quy trình vận hành, cũng như văn hoá hay đặc thù riêng, việc triển khai ERP không thể áp dụng một mô hình chung cho tất cả. Những sai lầm trong quá trình chuẩn bị hoặc thiếu sự thống nhất nội bộ có thể dẫn đến các vấn đề như kéo dài tiến độ, chi phí đội lên cao, hoặc thậm chí thất bại trong việc áp dụng hệ thống. Vì vậy, việc chuẩn bị đúng và đủ là yếu tố tiên quyết để triển khai phần mềm ERP thành công.
Dưới đây là những nội dung khách hàng cần chuẩn bị để phối hợp hiệu quả và đảm bảo triển khai phần mềm ERP đúng tiến độ và đạt hiệu quả tối ưu
Thách thức phổ biến khi triển khai phần mềm ERP

- Thiếu đầu mối phụ trách chính: Một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sự chậm trễ là việc không có một đầu mối chịu trách nhiệm chính. Khi không có ai phụ trách việc trao đổi thông tin, phối hợp giữa các bên, dự án dễ rơi vào tình trạng “bóng ma trách nhiệm”, gây mất thời gian và hiệu quả làm việc.
- Dữ liệu đầu vào không “sạch”: Hệ thống ERP yêu cầu dữ liệu đầu vào phải chính xác, đầy đủ và được chuẩn hóa. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi chuẩn bị dữ liệu vì dữ liệu cũ không được tổ chức tốt, tồn tại nhiều lỗi hoặc thiếu nhất quán. Điều này dẫn đến việc mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu trước khi tích hợp vào hệ thống.
- Cơ sở hạ tầng chưa sẵn sàng: Một số doanh nghiệp chưa đầu tư đúng mức vào cơ sở hạ tầng công nghệ, dẫn đến việc hệ thống server hoặc mạng nội bộ không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Đây là nguyên nhân làm chậm tiến độ triển khai hoặc gây gián đoạn trong quá trình vận hành thử.
- Chậm trễ xác nhận mockup thiết kế: Phản hồi chậm hoặc yêu cầu thay đổi thiết kế quá nhiều lần có thể làm kéo dài thời gian triển khai. Mockup là bản thiết kế ban đầu giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng hệ thống ERP sẽ hoạt động như thế nào. Việc khách hàng phản hồi chậm trễ hoặc liên tục thay đổi, yêu cầu quá nhiều lần có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian triển khai.
- Quy trình làm việc không rõ ràng: Quy trình chồng chéo hoặc không có sự đồng bộ giữa các bộ phận gây cản trở việc triển khai.
- Thiếu sự quyết tâm và thống nhất từ Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy quá trình triển khai ERP. Nếu thiếu quyết tâm và không thống nhất được các định hướng, mục tiêu khi áp dụng phần mềm ERP từ cấp lãnh đạo, việc triển khai có thể rơi vào trạng thái đình trệ.
Những nội dung khách hàng cần chuẩn bị
Để tránh gặp phải những khó khăn trên, và nhất là để làm cho hoạt động triển khai phần mềm ERP diễn ra đúng tiến độ và hiệu quả, khách hàng cần lưu ý các điểm sau:
1. Thành lập đội chuyên trách triển khai phần mềm ERP.
Doanh nghiệp cần thành lập một đội ngũ chuyên trách có nhiệm vụ phối hợp trực tiếp với đơn vị cung cấp phần mềm.
Thành phần của đội chuyên trách bao gồm:
- Một thành viên từ Ban lãnh đạo, người có quyền ra quyết định cuối cùng về các vấn đề liên quan đến dự án triển khai phần mềm ERP
- Một nhân sự có kinh nghiệm về triển khai phần mềm ERP để đảm bảo hiệu quả trao đổi kỹ thuật diễn ra một cách tối ưu nhất.
- Đại diện các trưởng bộ phận phòng ban để phối hợp điều chỉnh quy trình và dữ liệu liên quan.
2. Chuẩn bị dữ liệu đầu vào chuẩn hóa
Dữ liệu đầu vào đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và vận hành hệ thống ERP. Việc chuẩn bị dữ liệu theo định dạng chuẩn sẽ thúc đẩy quá trình cập nhật data diễn ra nhanh chóng:
Các danh sách cần cung cấp bao gồm:
- Thông tư kế toán đang áp dụng (Thông tư 133 hoặc 200).
- Danh sách khách hàng và các thông tin liên quan (mã khách hàng, thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch).
- Danh sách sản phẩm, dịch vụ (mã sản phẩm, đơn giá, danh mục).
- Dữ liệu tồn kho (số lượng, vị trí lưu trữ).
- Danh sách nhà cung cấp (thông tin liên hệ, hợp đồng, lịch sử mua hàng).
3. Chuẩn bị cơ sở hạ tầng server
Để hệ thống ERP vận hành trơn tru, khách hàng cần chuẩn bị server đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Khách hàng có thể lựa chọn sử dụng server cứng hoặc cloud server.
Các tiêu chí cần đảm bảo:
- Kết nối internet ổn định.
- Cấu hình server tối thiểu theo khuyến nghị của đơn vị cung cấp.
- Đảm bảo không gian lưu trữ đủ lớn để chứa toàn bộ dữ liệu vận hành.
4. Xác nhận thông tin nhanh chóng.
Khách hàng cần cử đại diện có khả năng ra quyết định nhanh chóng, đồng thời đảm bảo:
- Cung cấp thông tin và xác nhận mockup trong vòng 4 giờ.
- Hạn chế thay đổi yêu cầu thiết kế trong quá trình triển khai để tiết kiệm thời gian.
5. Sự quyết tâm từ Ban lãnh đạo
Sự đồng lòng và kiên trì từ cấp lãnh đạo là yếu tố then chốt, quyết định đến sự thành bại của dự án triển khai phần mềm. Ban lãnh đạo cần thống nhất quan điểm, hỗ trợ đội ngũ chuyên trách, và đưa ra những quyết định kịp thời khi cần thiết.
Kinh nghiệm tối ưu hóa quá trình triển khai ERP
Với kinh nghiệm qua nhiều dự án triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp, Trang Kate rút ra được một số kinh nghiệm nhằm đưa đến cho khách hàng những lời khuyên tốt nhất để hoạt động triển khai phần mềm diễn ra hiệu quả và nhanh chóng, giảm lãng phí thời gian dư thừa.
- Đặt mục tiêu rõ ràng từ đầu: Doanh nghiệp cần xác định rõ những gì muốn đạt được sau khi áp dụng ERP, chẳng hạn như cải thiện năng suất, tối ưu hóa quản lý tài chính, hoặc tăng cường hiệu quả sản xuất,…
- Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín: Đơn vị cung cấp phần mềm ERP cần có kinh nghiệm triển khai và khả năng tư vấn chi tiết cho doanh nghiệp.
- Thường xuyên tổ chức họp dự án: Các buổi họp định kỳ giúp rà soát tiến độ, xử lý vấn đề kịp thời và tăng cường sự phối hợp giữa các bên.
Triển khai phần mềm ERP là một bước đi chiến lược để nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ dữ liệu, nhân sự đến hạ tầng công nghệ. Việc phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp phần mềm cùng sự quyết tâm từ Ban lãnh đạo sẽ giúp tối ưu hóa quá trình triển khai và đảm bảo đạt được hiệu quả như mong muốn.
Trong quá trình triển khai phần mềm ERP đôi khi còn gặp nhiều vấn đề phát sinh, nếu còn nhiều thắc, hãy liên hệ ngay tới Trang Kate để hỗ trợ tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng. Trang Kate sẽ tư vấn cho bạn đơn vị cung cấp phần mềm ERP hiệu quả nhất, nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp vận tải.
- Nội dung khách hàng cần chuẩn bị để triển khai phần mềm ERP hiệu quả
- 5 Phần Mềm ERP Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất Vừa Và Lớn
- Định giá hàng tồn kho với phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Lợi ích của doanh nghiệp sản xuất khi áp dụng hệ thống ERP
- Odoo ERP là gì? Chìa Khóa Cho Sự Phát Triển Doanh Nghiệp Hiện Đại
Chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu, mong sẽ có nhiều bài viết hơn