ERP là gì? Tính năng và lợi ích triển khai hệ thống ERP

Thị trường kinh doanh ngày nay đang biến động không ngừng với sự xuất hiện của công nghệ số và đổi mới sáng tạo. Các doanh nghiệp phải vận hành đồng thời nhiều mảng hoạt động phức tạp – từ quản trị nhân sự, tài chính, sản xuất cho đến chuỗi cung ứng và bán hàng. Mỗi bộ phận tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ cần được kết nối và đồng bộ hóa để đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời. Chính vì vậy, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành “bộ não số” không thể thiếu, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, loại bỏ những công việc thủ công tốn thời gian và nâng cao năng suất hoạt động tổng thể.

1. Phần mềm ERP là gì?

ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hệ thống phần mềm tích hợp quản lý toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp. Thay vì mỗi phòng ban sử dụng phần mềm riêng lẻ, ERP tập trung tất cả quy trình kinh doanh như tài chính, mua bán, kho vận, sản xuất và nhân sự vào một nền tảng thống nhất. Dữ liệu chỉ cần nhập một lần và được chia sẻ tự động giữa các bộ phận, giúp loại bỏ việc nhập liệu trùng lặp và tăng hiệu quả vận hành.

Nguồn: Talva Soft

Ví dụ, đối với doanh nghiệp logistics, việc áp dụng ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả toàn bộ chuỗi cung ứng. Hệ thống ERP giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Bên cạnh đó, ERP còn cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất hoạt động, giúp doanh nghiệp đánh giá và tối ưu hóa các tuyến đường, phương tiện vận chuyển, từ đó giảm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ. Đặc biệt, ERP còn hỗ trợ quản lý tài sản như xe, thiết bị, giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng và lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa, đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định của doanh nghiệp.

2. Các tính năng chính của hệ thống ERP

ERP bao gồm nhiều tính năng, thành phần quản trị khác nhau với những mục đích và chức năng riêng. Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê 6 tính năng cốt lõi của phần mềm ERP, và cách chúng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị và cung cấp thông tin theo thời gian thực.

Nguồn: Bright Pearl

Quản lý Tài chính và kế toán

Bộ phận tài chính – kế toán đóng vai trò then chốt trong cơ cấu tổ chức của mọi doanh nghiệp. Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý sổ cái và tự động hóa các tác vụ tài chính quan trọng. Nghiệp vụ của ERP là theo dõi, lưu trữ và phân tích các yếu tố tài chính khác nhau, bao gồm tài khoản phải trả (AP), tài khoản phải thu (AR), sổ cái chung (GL), ngân sách và dự báo, theo dõi các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu, giảm thiểu rủi ro tài chính,…Với khả năng kết nối thông tin giữa các phòng ban, ERP cho phép cung cấp thông tin cho các tính năng cốt lõi khác để đưa ra những thông tin tài chính chính xác cho doanh nghiệp.

Quản lý Nguồn nhân lực (HRM)

ERP cho phép quản trị những nhiệm vụ liên quan tới nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, quản lý nhân viên, đánh giá hiệu suất và xử lý lương… Nghiệp vụ chính của các module HR là theo dõi thông tin về các quyền lợi, giờ làm việc, thời gian nghỉ có trả lương và số ngày nghỉ ốm đã sử dụng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp,… của nhân viên. Từ các thông tin trên có thể quản lý và theo dõi hiệu suất làm việc hiệu quả của nhân viên, dễ dàng cho nhà quản lý phân bổ và tối ưu hóa nguồn nhân lực doanh nghiệp.

Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM)

Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm hoàn thiện và giao hàng cho khách hàng. Nghiệp vụ của ERP là tạo các yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Thêm vào đó, tính năng này cho phép theo dõi việc mua hàng và giao hàng tận nơi hoặc quản lý việc hoàn trả và thay thế sản phẩm. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng mua dưới mức và mua quá mức cần thiết, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Tính năng này thực hiện nhiệm vụ thu thập, phân tích thông tin về khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như chi tiết liên hệ, lịch sử bán hàng và hồ sơ dịch vụ, trong một kho dữ liệu trung tâm theo dõi thông tin và lịch sử mua hàng của khách hàng. Có nhiều chức năng của ERP như: quản lý đơn hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng. Nhờ có CRM, doanh nghiệp có thể quản lý thông tin khách hàng tốt hơn, đưa ra những chiến lược cụ thể và tăng cường cho đội ngũ bán hàng.

Quản lý Sản xuất

Doanh nghiệp sản xuất có quy trình tương đối phức tạp, nếu quản lý thủ công sẽ rất khó kiểm soát dữ liệu. Vì vậy, nghiệp vụ của tính năng này sẽ bao gồm chức năng lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng. Với việc tạo ra một danh mục vật liệu (BOM), hệ thống ERP có thể tự động tạo ra BOM dựa trên thiết kế sản phẩm, giảm thiểu lỗi và thời gian để chuyển từ giai đoạn thiết kế sang giai đoạn sản xuất. Bằng việc xử lý dữ liệu nhanh chóng và chi tiết, doanh nghiệp sản xuất sẽ dễ dàng theo dõi đơn hàng và quy trình sản xuất của mình.

Quản lý hàng tồn kho

Tính năng này sẽ tập trung hơn vào việc giúp các công ty tối ưu hóa mức tồn kho và giảm thiểu sự dư thừa. Nghiệp vụ chính của nó sẽ là kiểm soát số lượng mặt hàng, vị trí và thậm chí lịch sử hiệu suất của các nguyên liệu thô hoặc các đơn vị quản lý hàng tồn kho (SKUs) khác nhau, cung cấp cho người quyết định cái nhìn tổng thể hơn về các chỉ số như chi phí hàng bán (COGS), tỷ lệ quay vòng tồn kho và tỷ lệ thu hẹp. Các phân tích này có thể hỗ trợ quyết định về cách cải thiện hiệu suất tồn kho để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Một số tính năng khác

Ngoài sáu tính năng phổ biến có trong hầu hết các hệ thống ERP, còn có các tính năng bổ sung khác như quản lý rủi ro, quản lý tiếp thị và khả năng lập kế hoạch, eCommerce…, dự báo có thể tăng cường đáng kể hoạt động của doanh nghiệp và khả năng đưa ra quyết định.

3. Các đặc trưng của hệ thống quản lý ERP

Hệ thống ERP có những đặc trưng riêng biệt so với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, có thể kể đến:

Giao diện trực quan

ERP được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dùng, kể cả những người không chuyên về công nghệ thông tin, cũng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng hệ thống.

Tự động hóa thông minh

ERP tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên khỏi những công việc thủ công tẻ nhạt. Từ việc lập kế hoạch sản xuất, quản lý hàng tồn kho đến các báo cáo tài chính, chăm sóc khách hàng,… mọi thứ đều được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu tối đa sai sót và rủi ro.

Thông tin luôn được cập nhật

ERP xây dựng một kho dữ liệu tập trung, giúp các phòng ban luôn nắm bắt được thông tin mới nhất về tình hình kinh doanh. Nhờ đó, các quyết định được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn, dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế.

Thiết kế module hóa

Các chức năng của hệ thống được triển khai một cách riêng biệt theo nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể dùng hệ thống ERP được thiết kế riêng biệt mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.

Liên kết phòng ban

ERP kết nối các phòng ban trong doanh nghiệp, giúp thông tin dễ dàng chia sẻ và tương tác giữa các bộ phận. Nhờ tính năng này, các phòng ban trở lên liên kết hơn trong việc chia sẻ hoặc theo dõi tình hình công việc và lập kế hoạch phòng ban dựa trên dữ liệu thực.

Linh hoạt thích ứng

ERP không chỉ là một phần mềm cứng nhắc mà còn có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể thiết kế và cấu hình hệ thống để phù hợp với quy trình làm việc và đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Bảo mật toàn diện

Thông tin doanh nghiệp là tài sản vô giá. ERP cung cấp các lớp bảo mật đa dạng, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi sự xâm nhập của hacker và các mối đe dọa khác.

4. Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Việc triển khai hệ thống ERP giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật nhất:

Nguồn: Terillium

Tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu

Một trong những lợi ích lớn nhất của ERP là khả năng tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Cho phép doanh nghiệp loại bỏ sự phân mảnh dữ liệu và đảm bảo rằng tất cả các phòng ban làm việc trên cùng một cơ sở dữ liệu. Nhờ đó, các thông tin quan trọng như báo cáo tài chính, tình trạng kho hàng và dữ liệu khách hàng luôn được đồng bộ và chính xác.

Nâng cao khả năng quản lý

Với các tính năng quản trị như quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý tài chính và quản lý khách hàng… ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho chính xác, lập kế hoạch sản xuất hiệu quả, quản lý tác vụ kế toán và tài chính như thanh toán và báo cáo tài chính một cách chuyên nghiệp, quản lý thông tín cũng như là lịch sử giao dịch khách hàng, giúp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các nhiệm vụ chính của các phòng ban một cách dễ dàng và hiệu quả.

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Chỉ cần một cú click, doanh nghiệp có thể theo dõi đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời gian. Từ đó, quản lý thông tin nhà cung cấp, đánh giá hiệu quả hợp tác, giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Cuối cùng, ERP có thể dự báo nhu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất và nhập hàng phù hợp, giảm thiểu chi phí tồn kho.

Tăng cường khả năng ra quyết định

Các nhà quản lý có thể truy cập vào các báo cáo chi tiết và dữ liệu theo thời gian thực, giúp họ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và nhanh chóng hơn. Các công cụ phân tích và dự báo trong ERP còn giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng thị trường và tối ưu hóa nguồn lực một cách hiệu quả.

Tăng cường tính bảo mật và tuân thủ

Hệ thống ERP hiện đại được trang bị các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng và xác thực nhiều lớp. Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn dữ liệu cũng như các quy định pháp luật liên quan đến tài chính và lao động. Mở rộng mô hình kinh doanh một cách dễ dàng.

Mở rộng mô hình kinh doanh một cách dễ dàng

Khi doanh nghiệp mở rộng, các quy trình cũng sẽ trở nên phức tạp hơn. ERP cung cấp một nền tảng thống nhất để quản lý các quy trình này, giúp chúng hoạt động trơn tru và hiệu quả. ERP có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau, như CRM, SCM, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh. Thêm vào đó, ERP cung cấp các công cụ phân tích thị trường, giúp doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và mở rộng thị trường.

5. Xu hướng triển khai hệ thống ERP

Khi quyết định triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ đứng trước nhiều lựa chọn về hình thức triển khai. Mỗi hình thức đều có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể.

Cloud ERP

Cloud ERP là hệ thống ERP được lưu trữ và quản lý trên các máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào hệ thống thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động. Đây là hình thức ứng dụng ERP trong doanh nghiệp được triển khai nhiều nhất vì chi phí thấp do không cần đầu tư vào phần cứng và hạ tầng.

On-Premise ERP

On-Premise ERP là hệ thống ERP được cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp. Giải pháp ERP này phù hợp cho các doanh nghiệp lớn có nhu cầu sử dụng hệ thống ERP phức tạp và cần kiểm soát chặt chẽ hệ thống dữ liệu.

Hybrid ERP

Hybrid ERP là sự kết hợp giữa Cloud ERP và On-Premise ERP, cho phép doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn các module hoặc chức năng triển khai trên đám mây hoặc tại chỗ. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp muốn triển khai module hóa theo mô hình kinh doanh của riêng công ty mình.

Kết luận

Trong bối cảnh kinh doanh số hóa hiện nay, hệ thống ERP đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Dù là doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ hay dịch vụ, việc lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP phù hợp sẽ là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa quy trình quản lý doanh nghiệp? Hãy liên hệ với Trang Kate ngay hôm nay để được tư vấn về giải pháp ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Hotline: 094 735 1662

ERP