Thiếu nước, con người sẽ chết, cũng như thiếu FMS, doanh nghiệp Logistics khó tồn tại. Phần mềm quản lý Freight Forwarder (FMS) toàn diện mang đến cho các doanh nghiệp logistics một giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả quy trình vận hành. FMS hỗ trợ doanh nghiệp logistics linh hoạt thích ứng, ra quyết định chiến lược và gia tăng năng lực cạnh tranh. Vậy FMS thực hiện các tác vụ đó như thế nào? Tìm hiểu ngay!
Giới thiệu về phần mềm quản lý Freight Forwarder (FMS)
Doanh nghiệp giao nhận vận tải (Freight Forwarder) là cầu nối quan trọng giữa nhà sản xuất và đơn vị vận chuyển trong ngành logistics. Họ đảm bảo việc giao hàng chính xác về địa điểm, thời gian và chi phí. Tuy nhiên, việc quản lý đồng thời nhiều quy trình như xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, tài chính và báo giá từ nhà cung cấp là một thách thức lớn.
Để giải quyết vấn đề này, Phần mềm Quản lý Giao nhận (FMS) ra đời nhằm tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình logistics. FMS tích hợp đầy đủ các tính năng thiết yếu như: quản lý kế toán, tài chính, quan hệ khách hàng, đơn hàng và báo giá nhà cung cấp. Qua đó, phần mềm giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và thuận tiện hơn.
Tóm tắt các tính năng chính của phần mềm FMS:
- Kế toán và Tài chính.
- Quản lý khách hàng (CRM).
- Quản lý bảng giá nhà cung cấp (Pricing).
- Quản lý báo giá.
- Quản lý booking.
- Quản lý đơn hàng.
- Báo cáo tức thời.
Các tính năng chính của phần mềm FMS
Với đầy đủ tính năng thiết yếu, phần mềm FMS hỗ trợ các doanh nghiệp giao nhận vận tải tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất hoạt động. Các tính năng chính của hệ thống FMS bao gồm:
1. Kế toán và Tài chính
Một trong những tính năng không thể thiếu của phần mềm FMS là quản lý kế toán và tài chính. Hệ thống cho phép:
- Theo dõi chi tiết các giao dịch tài chính: chi phí vận chuyển, thuế và thanh toán từ khách hàng
- Quản lý dòng tiền và tự động hóa quy trình lập hóa đơn
- Giám sát các khoản thanh toán đúng hạn
- Tạo báo cáo tài chính chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng dự án/lô hàng
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tài chính hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch.
- Tìm hiểu thêm về tính năng kế toán của hệ thống FMS tại bài viết này.
2. Quản lý khách hàng (CRM)
FMS tích hợp hệ thống CRM (Customer Relationship Management) giúp doanh nghiệp:
- Lưu trữ thông tin chi tiết và lịch sử giao dịch của khách hàng
- Theo dõi tiến độ đơn hàng và đáp ứng kịp thời các yêu cầu đặc biệt
- Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
- Phân tích hành vi khách hàng để xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả thông qua các thông tin được lưu trữ trên hệ thống.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tạo lợi thế cạnh tranh thông qua việc nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
3. Quản lý bảng giá nhà cung cấp (Pricing)
Một yếu tố quan trọng trong lĩnh vực logistics là việc hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải. FMS cung cấp công cụ quản lý toàn diện về giá dịch vụ từ các nhà cung cấp vận tải, bao gồm:
- Theo dõi giá cước vận chuyển.
- Quản lý chi phí phụ (lưu kho, bốc xếp, bảo hiểm)
- So sánh và phân tích giá giữa các nhà cung cấp, lựa chọn đối tác vận chuyển phù hợp nhất.
- Quản lý hợp đồng và cập nhật bảng giá.
Qua đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác vận chuyển tối ưu về chi phí đồng thời duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các nhà cung cấp.
4. Quản lý báo giá
Quản lý báo giá là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp freight forwarder. FMS hỗ trợ doanh nghiệp freight forwarder trong việc:
- Tạo lập và theo dõi báo giá nhanh chóng dựa trên các yếu tố: tuyến đường, phương thức vận chuyển và thời gian giao hàng.
- Tự động cập nhật các chi phí liên quan như phí nhiên liệu, phí hải quan và và các biến động về giá cước vận chuyển từ nhà cung cấp.
- Đảm bảo tính chính xác và cạnh tranh trong báo giá.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
5. Quản lý booking
Tính năng quản lý booking của FMS giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình đặt chỗ cho lô hàng của khách hàng.
FMS cung cấp hệ thống quản lý booking toàn diện với các tính năng:
- Theo dõi quy trình đặt chỗ từ khi tiếp nhận yêu cầu
- Phối hợp trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ vận tải để quản lý thông tin đơn hàng.
- Cập nhật trạng thái booking theo thời gian thực
- Giám sát chính xác lịch trình vận chuyển và thông báo kịp thời cho khách hàng về tiến độ.
Qua đó, doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong quá trình vận chuyển và giao hàng đúng hẹn cho khách hàng.
6. Quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng là tính năng cốt lõi của hệ thống FMS. FMS cho phép:
- Theo dõi toàn bộ quy trình từ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, xử lý đơn hàng, đến quản lý thông tin vận chuyển và giao hàng.
- Tự động hóa các quy trình xử lý đơn hàng
- Giám sát chi tiết thông tin và cung cấp cái nhìn toàn diện về quá trình vận chuyển và giao hàng của từng đơn hàng.
- Lưu trữ thông tin chi tiết về lịch sử giao dịch của từng đơn hàng.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát hiệu quả quy trình giao nhận, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
7. Báo cáo tức thời
Tính năng báo cáo tức thời là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà hệ thống FMS mang lại. Hệ thống cho phép doanh nghiệp tạo lập các báo cáo chi tiết chỉ trong vài cú click chuột về:
- Hiệu suất vận hành.
- Tình trạng đơn hàng.
- Chi phí logistics.
- Các chỉ số quan trọng khác.
Các báo cáo được tạo nhanh chóng theo thời gian thực, do đó, nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình hoạt động tức thì. Nhờ đó, họ có thể kiểm soát mọi khía cạnh của hoạt động logistics một cách. Báo cáo này cũng cung cấp thông tin chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
Lợi ích của phần mềm FMS đối với doanh nghiệp giao nhận vận tải
Việc triển khai phần mềm FMS mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp giao nhận vận tải và logistics, từ việc tối ưu hóa quy trình vận hành đến cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu quả tài chính.
1. Tự động hóa và tối ưu quy trình kinh doanh nghiệp
Việc triển khai phần mềm FMS giúp tự động hóa:
- Quản lý đơn hàng.
- Tính toán chi phí vận chuyển.
- Theo dõi hàng hóa real-time.
- Tối ưu tuyến đường vận chuyển.
Kết quả là, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót từ các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự, nâng cao hiệu quả hoạt động.
2. Nâng cao khả năng quản lý và theo dõi lô hàng
Theo dõi tình trạng hàng hóa theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển và phản ứng nhanh chóng khi có biến động. Điều này cho phép doanh nghiệp dự báo và điều chỉnh kịp thời khi có sự cố, đảm bảo hàng hóa luôn được giao đúng hạn và giảm thiểu rủi ro.
3. Tối ưu hóa chi phí vận hành
Phần mềm FMS hỗ trợ kiểm soát chi phí thông qua:
- Kiểm soát và phân tích chi tiết chi phí logistics, từ vận chuyển, lưu kho đến phí hải quan.
- Xác định và loại bỏ chi phí không cần thiết
- Tìm giải pháp tối ưu hóa chi phí
- Tăng lợi nhuận và cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.
4. Cải thiện dịch vụ khách hàng
Thông qua hệ thống FMS, doanh nghiệp giao nhận vận tải có thể cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác và cập nhật về tình trạng hàng hóa. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng lòng tin, mà còn tạo lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi đơn hàng qua cổng thông tin hoặc nhận thông báo về tiến độ giao hàng theo thời gian thực.
5. Tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro
FMS hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ hiệu quả các quy định liên quan đến vận chuyển hàng hóa và thủ tục hải quan, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hệ thống này tự động hóa các thủ tục và kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ, đảm bảo mọi hoạt động đều phù hợp với quy định của cơ quan chức năng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể yên tâm hơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, hạn chế những rủi ro không đáng có và tập trung vào phát triển kinh doanh.
Kết luận
Phần mềm quản lý FMS đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp logistics trong thời đại số hóa. Với các tính năng toàn diện từ quản lý tài chính, khách hàng, đến xử lý đơn hàng và báo cáo tức thời, FMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đầu tư vào một hệ thống FMS phù hợp chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp logistics phát triển bền vững trong tương lai.
Để được tư vấn chi tiết về các giải pháp phần mềm FMS hàng đầu thị trường, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay tới:
Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn lựa chọn giải pháp FMS tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian tìm hiểu và tìm kiếm phần mềm.
